Informationspflichten für Mitglieder gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, bestimmte Informationen zur Verfügung zu stellen.

Mit diesem Merkblatt informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Mitgliedschaft im VfL von 1908 Herzberg e. V.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verein für Leibesübungen von 1908 Herzberg e. V.
Danziger Straße 5
37412 Herzberg am Harz
Deutschland

Gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB,
vertreten durch den 1. Vorsitzenden Florian Lange

E-Mail: vorstand@vfl08herzberg.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Verein hat zu prüfen, ob nach den gesetzlichen Vorschriften ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist.

Sofern kein Datenschutzbeauftragter nach den gesetzlichen Vorschriften bestellt werden muss und auch kein Datenschutzbeauftragter freiwillig bestellt wurde, ist an dieser Stelle kein Datenschutzbeauftragter zu benennen.

Für Fragen zum Datenschutz kann sich die betroffene Person an den Verein unter folgenden Kontaktdaten wenden:

VfL von 1908 Herzberg e. V.
Danziger Straße 5
37412 Herzberg am Harz
E-Mail: vorstand@vfl08herzberg.de

3. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden

Die personenbezogenen Daten werden insbesondere für die Durchführung und Verwaltung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

• Verwaltung der Mitgliedschaft,

• Aufnahme und Betreuung von Mitgliedern,

• Organisation des Sport- und Trainingsbetriebs,

• Einladung zu Mitgliederversammlungen und sonstigen Vereinsveranstaltungen,

• Beitragserhebung und Zahlungsabwicklung,

• Kommunikation mit Mitgliedern,

• Organisation von Mannschaften und Vereinsangeboten,

• Verwaltung von Spielberechtigungen und sonstigen Teilnahmeberechtigungen,

• Meldungen an Sportfachverbände und andere übergeordnete Organisationen, soweit dies für die Teilnahme am Sport- und Spielbetrieb erforderlich ist.

Soweit Mitglieder am Wettkampf-, Turnier- oder Spielbetrieb von Landes- oder Fachverbänden teilnehmen, können die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an die zuständigen Verbände übermittelt werden.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen und sportlichen Ereignissen zur Berichterstattung über das Vereinsleben verarbeitet und veröffentlicht werden.

Dies kann insbesondere Veröffentlichungen umfassen:

• auf der Internetseite des Vereins,

• in den sozialen Medien des Vereins,

• in Vereinsmitteilungen und Vereinszeitschriften,

• auf Internetseiten von Sportfachverbänden,

• in lokalen, regionalen oder überregionalen Medien.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 DSGVO.

a) Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses

Soweit die Verarbeitung zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hierzu gehören beispielsweise die Mitgliederverwaltung, die Organisation des Sportbetriebs, die Beitragserhebung und die für die Teilnahme am Spielbetrieb erforderlichen Meldungen.

b) Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit der Verein aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Verarbeitung oder Aufbewahrung personenbezogener Daten verpflichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

c) Berechtigte Interessen

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein berechtigtes Interesse des Vereins kann insbesondere in der Information der Öffentlichkeit über das Vereinsleben und sportliche Aktivitäten bestehen.

d) Einwilligung

Soweit für eine Verarbeitung keine andere Rechtsgrundlage besteht, kann die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO beruhen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Veröffentlichung von Fotos und Berichten

Im Rahmen des Vereinslebens und insbesondere bei sportlichen Veranstaltungen können Fotos und Berichte entstehen, auf denen Mitglieder oder andere Teilnehmer erkennbar sind.

Eine Veröffentlichung kann – abhängig von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls – auf einer gesetzlichen Rechtsgrundlage oder auf einer Einwilligung beruhen.

Bei Veröffentlichungen berücksichtigt der Verein insbesondere die berechtigten Interessen der betroffenen Personen und die Interessen des Vereins an der Berichterstattung über das Vereinsleben.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor der entsprechenden Verarbeitung eingeholt.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten können, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, insbesondere an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• zuständige Sportfachverbände,

• Landes- und Fachverbände,

• Veranstalter von Wettkämpfen und Turnieren,

• Banken bzw. Zahlungsdienstleister im Rahmen des Beitragseinzugs,

• mit der Vereinsverwaltung beauftragte Dienstleister,

• IT- und Kommunikationsdienstleister,

• öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

7. Beitragseinzug

Für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen werden die hierfür erforderlichen Zahlungs- und Bankverbindungsdaten verarbeitet.

Soweit hierfür ein Kreditinstitut oder Zahlungsdienstleister eingesetzt wird, werden die erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt.

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang und auf Grundlage einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

8. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert, soweit sie für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind.

Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können insbesondere für Daten gelten, die für die Buchführung oder steuerliche Nachweise erforderlich sind. Die konkrete Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Während einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist wird die Verarbeitung der betreffenden Daten grundsätzlich auf den gesetzlich erforderlichen Zweck beschränkt.

9. Vereinschronik und Vereinsarchiv

Bestimmte personenbezogene Daten können dauerhaft im Vereinsarchiv bzw. in einer Vereinschronik gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation der Geschichte des Vereins und seiner sportlichen Entwicklung erforderlich ist und hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,

• Zugehörigkeit zu Mannschaften oder Vereinsgruppen,

• besondere sportliche Erfolge,

• besondere Vereinsereignisse,

• Funktionen oder Tätigkeiten im Verein,

• sonstige Informationen von besonderer Bedeutung für die Vereinsgeschichte.

Nicht für die Vereinschronik erforderliche Daten, insbesondere aktuelle Anschriften, Kontaktdaten oder Bankverbindungen, werden nach Beendigung der Mitgliedschaft nicht allein zum Zweck der Vereinschronik weiter gespeichert.

10. Herkunft der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben, insbesondere im Rahmen des Aufnahmeantrags und der Durchführung der Mitgliedschaft.

Soweit dies für die Teilnahme am Sport- und Spielbetrieb erforderlich ist, können personenbezogene Daten auch von Sportfachverbänden, Veranstaltern oder anderen hierfür zuständigen Stellen übermittelt werden.

11. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung derjenigen personenbezogenen Daten, die für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind, ist grundsätzlich notwendig.

Werden die erforderlichen Daten nicht bereitgestellt, kann eine Mitgliedschaft gegebenenfalls nicht begründet oder ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Die Bereitstellung zusätzlicher Daten, die nicht für die Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind, erfolgt grundsätzlich freiwillig.

12. Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,

• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,

• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,

• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht,

• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Der Widerruf einer Einwilligung wirkt nur für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder andere datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde für Niedersachsen ist insbesondere:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Mitgliederverwaltung des Vereins nicht statt.

Stand: September 2026